Exploitants miniers – Étape 1
Établir des systèmes de gestion solides
- Adopter une politique de gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais cohérente avec le Guide OCDE sur le devoir de diligence et appuyer la mise en œuvre de l’Initiative pour la transparence dans les industries extractives.
- Constituer une équipe en interne pour superviser l’exercice du devoir de diligence au sein de la chaîne d’approvisionnement. Veiller à affecter des ressources budgétaires suffisantes et à ce que la responsabilité incombe en dernier ressort à un dirigeant.
- Mettre en place un système interne de transparence, de collecte d’informations, et de registres attestant de l’exercice du devoir de diligence concernant la chaîne d’approvisionnement, des résultats de ces processus et des décisions qui en découlent.
- Attribuer un numéro de référence interne unique à chaque minerai entrant et sortant et apposer ce numéro de référence sur tous les extrants de façon qu’il soit impossible de le falsifier sans que cela se remarque.
- Compiler les informations relatives à la mine de production d’origine, au transport, au commerce et à l’exportation des minerais, et y compris, le cas échéant, à l’identité de tous les fournisseurs éventuels. Communiquer ces informations aux acheteurs immédiats en aval, ou à tout mécanisme institutionnel prévu.
- Si l’approvisionnement en minerais s’effectue auprès de tiers, communiquer à tous les fournisseurs éventuels la politique, les actions et les attentes de l’entreprise en matière d’approvisionnement responsable. Les entreprises doivent intégrer ces attentes dans les contrats passés avec les fournisseurs, et envisager d’autres moyens d’aider les fournisseurs à y répondre.
- Recueillir les réclamations des parties prenantes par le biais d’un mécanisme de recours individuel ou collectif.
Exploitants miniers – Étape 2
Identifier, évaluer et hiérarchiser les risques
- Déterminer si votre entreprise extrait, transporte, ou achète des minerais dans ou depuis une zone de conflit ou à haut risque ou si elle est associée à tout autre opération signalée comme sensible (voir signaux d’alerte).
- Établir un schéma des circonstances factuelles des opérations signalées comme sensibles en passant en revue les rapports d’analyse et en consultant les administrations locales et centrales et les organisations de la société́ civile.
- Pour les opérations comportant des éléments signalés comme sensibles, constituer des équipes d’évaluation sur le terrain et s’efforcer de répondre aux questions suivantes afin d’obtenir et de conserver des informations sur les circonstances de l’extraction, du commerce, du traitement, de l’affinage et de l’exportation des minerais.
- Si une évaluation sur le terrain a déjà été réalisée (par un fournisseur, dans le cadre d’une collaboration entre entreprises ou par toute autre partie tierce), passer en revue cette évaluation pour s’assurer qu’elle est crédible, actualisée, et qu’elle couvre les risques spécifiques à la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
- Évaluer les risques associés à la chaîne d’approvisionnement en déterminant si les conditions de la chaîne d’approvisionnement sont conformes à la politique et aux normes des entreprises énoncées à l’annexe II du Guide (voir la synthèse des risques ci-dessus).
Exploitants miniers – Étape 3
Gérer les risques
- Communiquer les conclusions de l’évaluation de la chaîne d’approvisionnement aux dirigeants de l’entreprise.
- Concevoir et mettre en œuvre un plan d’atténuation des risques. Suspendre ou cesser immédiatement toute relation avec les fournisseurs en amont lorsque l’on peut raisonnablement penser qu’ils s’approvisionnent auprès de tiers commettant des atteintes graves des droits humains ou fournissant un soutien direct ou indirect à des groupes armés non-étatiques ou qu’ils soient autrement liés à ces tiers.
- Il reste possible de s’approvisionner auprès de fournisseurs en amont même lorsqu’il existe un risque raisonnable de soutien direct ou indirect à des forces de sécurité publiques ou privées (unités de lutte contre la criminalité au sein de la police, unités militaires, ou services de sécurité privés), de corruption, de blanchiment d’argent, de non-paiement de sommes dues, ou de chaîne de responsabilité floue ou frauduleuse. Néanmoins, dans un tel cas, l’entreprise doit concevoir et mettre en œuvre sans délai un plan de gestion des risques avec les fournisseurs, les autorités locales, et les parties prenantes affectées afin de traiter ces risques, en cherchant à apporter la preuve d’une amélioration importante et mesurable tous les six mois. La gestion des risques peut passer par la formalisation des dispositifs de sécurité, le signalement des pratiques abusives aux autorités compétentes, et/ou l’amélioration et le suivi des systèmes de transparence.
- Suivre le plan de gestion des risques et le respect des engagements et impliquer, à l’appui des activités de suivi, les populations et les parties prenantes affectées.
- Assurer un suivi des chaînes d’approvisionnement de l’entreprise et entreprendre une évaluation supplémentaire des risques en cas de modification des circonstances.
Exploitants miniers – Étape 4
Effectuer un audit des points de contrôle
Autoriser l’accès aux sites de l’entreprise ainsi qu’à tous les documents pertinents. Faciliter les visites sur le terrain et les échanges avec les fournisseurs choisis par l’équipe d’audit.
Exploitants miniers – Étape 5
Communiquer et rendre compte de l’exercice du devoir de diligence
- Rendre compte publiquement des efforts de diligence de l’entreprise en faveur de chaînes d’approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut-risque. Communiquer les informations sur les paiements effectués aux administrations publiques conformément à l’Initiative pour la transparence dans les industries extractives.
- Les rapports doivent être centrés sur les principales conclusions de l’évaluation des risques et les actions engagées par l’entreprise pour traiter les risques identifiés (par exemple : systèmes de gestion établis ; méthodologie de l’évaluation des risques appliquée ; mesures prises pour gérer les risques ; et efforts mis en œuvre pour suivre les résultats des mesures d’atténuation des risques).
- Fournir une description de chacun des audits auxquels l’entreprise a participé.
- Communiquer les informations en tenant dûment compte des exigences de confidentialité commerciale et d’autres considérations relevant de la concurrence (à savoir que les informations sur les prix et les relations avec les fournisseurs n’ont pas besoin d’être divulguées).